امروزه تمام کارها را باید با سرعت انجام داد و از انجام کارهای بیهوده دست کشید. در واقع ارتباط سریع و مفید نقشی حیاتی در امور روزانه ما ایفا می کنند. این مسئله در برنامه ریزی و هماهنگی جلسه ها و رویدادها نیز بسیار اهمیت دارد. اما برای این ارتباط سریع و مفید از چه روش هایی می توان استفاده کرد؟
استفاده از پیامک به دلیل دسترسی فوری و گسترده اش می تواند یک ابزار اطلاع رسانی ساده و کارآمد برای هماهنگی ها باشد. همچنین پیامک به کسب و کارها، سازمان ها و برگزارکننده های رویدادها کمک می کند تا ارتباط و تعامل بهتری با مخاطبان خود داشته و جلوی هر گونه ناهماهنگی را بگیرند.
در این مطلب به بررسی دلایل و چگونگی استفاده از پیامک برای اطلاع‌رسانی، مزایا، نکات کلیدی و نمونه‌هایی از کاربرد آن می‌پردازیم.
چرا پیامک برای اطلاع‌رسانی جلسات و رویدادها مناسب است؟
- دسترسی سریع و مستقیم: ارسال پیامک نیاز به اینترنت ندارد و مستقیم به گوشی افراد فرستاده می شود. همچنین احتمال دیده شدن و باز شدن پیامک بالاست. طبق آمار بیش از 90 درصد پیامک ها طی 3 دقیقه پی از دریافت باز می شوند.
- مقرون به صرفه بودن: پیامک روش اطلاع رسانی ارزانی است. تماس تلفنی، ایمیل و یا تبلیغات چاپی هزینه به نسبت بیشتری دارند.
- امکان شخصی سازی: متن پیامک را به راحتی و با استفاده از سامانه های ارسال پیامک می توان شخصی سازی کرد. به عنوان مثال نام گیرنده را در متن پیامک آورد.
- ارسال سریع: اگر شرایطی پیش آید که فرصت کم باشد یا در مواقع اضطرار پیامک روشی مناسب برای اطلاع رسانی است زیرا در کمترین زمان ممکن به دست افراد می رسد.
مزایای استفاده از پیامک در اطلاع‌رسانی جلسات و رویدادها
- کاهش فراموشی و غیبت: امروزه مشغله آدم ها زیاد است و این امر باعث می شود خیلی از قرار های خود را فراموش کنند. یادآوری زمان و مکان قرارها از طریق پیامک می تواند برای افراد مفید باشد.
- بهبود هماهنگی: اگر تحت شرایطی زمان یا مکان جلسات تغییر کند، ارسال پیامک سریع ترین راه برای مطلع کردن افراد است.
- افزایش تعامل: از طریق پیامک افراد می توانند پاسخ های سریع دهند. چون ممکن است بعضی افراد نتوانند در جلسات شرکت کنند و یا حتی برای تاییدیه حضورشان نیاز باشد پیامکی ارسال کنند.
- پوشش گسترده: پیامک را بیشتر افراد می توانند ارسال کنند و در دسترس تقریبا همه است. همچنین محدود به اینترنت یا پلتفرم خاصی نیست.
نکات کلیدی برای استفاده موثر از پیامک
- زمان‌بندی مناسب: سعی کنید پیام های اطلاع رسانی را چند روز قبل از تاریخ رویداد ارسال کنید و مجدد نزدیک به رویداد مثلا روز قبل یا چند ساعت مانده به آن مجدد ارسال کنید.
- متن مختصر و مفید: متن پیامکتان را کوتاه و واضح بنویسید. در متن خود زمان، مکان و لینک تائید را بگنجانید.
- شخصی‌سازی پیام‌ها: از نام گیرنده و جزئیات مربوط به رویداد استفاده کنید تا تاثیر بیشتری روی مخاطب خود داشته باشید.
- رعایت حریم خصوصی: از اطلاعات شخصی افراد محافظت کنید و مراقب باشید کسی از این اطلاعات سوء استفاده نکند. همچنین پیامک های غیر ضروری ارسال نکنید.
- فراهم‌کردن امکان پاسخ‌گویی:در متن پیام ها حتما امکان پاسخ دهی برای تایید حضور، انصراف و یا ارسال سوال فراهم کنید.
نمونه‌هایی از کاربرد پیامک در اطلاع‌رسانی جلسات
- یادآوری جلسات کاری: شرکت‌ها می‌توانند از پیامک برای اطلاع‌رسانی زمان و مکان جلسات استفاده کنند.
- اطلاع‌رسانی رویدادهای آموزشی:
- رویدادهای اجتماعی یا فرهنگی: یادآوری مراسم یا جشن‌ها.
به عنوان نمونه:
جناب آقای ..............،
جلسه هفتگی تیم بازاریابی فردا ساعت 10 صبح در سالن کنفرانس برگزار می‌شود.
به عنوان نمونه:
دوره آموزشی "راهکارهای بازاریابی دیجیتال"
تاریخ: 15 دی 1402
ساعت: 9 صبح
مکان: سالن اجتماعات شرکت
لطفاً حضور خود را تأیید کنید: [لینک]
به عنوان نمونه:
خانواده محترم ........،
یادآوری: جشن پایان سال مجتمع آپادانا
تاریخ: 25 اسفند، ساعت 7 عصر
مکان: سالن اجتماعات ساختمان
نحوه ارزیابی اثربخشی پیامک‌های اطلاع‌رسانی
در کنار ارسال پیامک ها حتما بایستی به طریقی کارایی این پیامک ها را بسنجید. این کار به شما کمک می کند بازدهی بهتری داشته باشید. برای اندازه‌گیری عملکرد پیامک‌های اطلاع‌رسانی، می‌توانید از معیارهای زیر استفاده کنید:
- نرخ تحویل: نرخ تحویل بیانگر آن است که چند درصد از پیامک های ارسال شده به دست مخاطبان رسیده است.
- نرخ بازشدن پیامک: نرخ باز شدن پیامک نشان می دهد که چند درصد از پیامک های ارسال شده توسط مخاطبان باز شده اند.
- نرخ پاسخ‌دهی: نرخ پاسخ دهی نشان می دهد که چند درصد از مخاطبان به پیام ها پاسخ داده اند.
- زمان واکنش: زمان واکنش بیانگر آن است که مدت زمان بین دریافت پیامک و واکنش مخاطبان چقدر بوده است.
- نرخ کلیک: نرخ کلیک نشان می دهد چند درصد از گیرندگان روی لینک های فرستاده شده در پیامک ها کلیک می کنند.
- نرخ لغو اشتراک: نرخ لغو اشتراک نشان می دهد که چند درصد از افراد بعد از دریافت پیامک دیگر تمایلی به دریافت آن در آینده ندارند.
- بازخورد مخاطبان: بازخورد مخاطبان، واکنش ها و نظرات مخاطبان در مورد پیام ها را نشان می دهد.
چالش‌ها و راهکارهای ارسال پیامک در رویدادهای بزرگ
تا اینجا در مورد ارسال پیامک در مورد رویدادها گفتیم اما همین ارسال پیامک برای رویدادهایی که بزرگ هستند می تواند چالش هایی به همراه داشته باشد. در این بخش به بررسی چالش‌ها و ارائه راهکارهای رفع مشکلات می‌پردازیم:
- محدودیت سامانه های پیامکی در ارسال به تعداد زیاد: رویدادهای بزرگ مخاطبان زیاد دارد پس ارسال پیامک باید به تعداد زیادی انجام شود ولی اکثر سامانه ها محدودیت هایی در تعداد پیامک در بازه زمانی مشخص دارند که این مسئله می تواند برای این قبیل رویدادها مشکل ایجاد کند.
- از سامانه‌های پیامکی پیشرفته با ظرفیت بالا استفاده کنید.
- ارسال پیام‌ها را به چند بخش تقسیم کنید و از قابلیت زمان‌بندی ارسال استفاده کنید.
- عدم تحویل پیامک به برخی مخاطبان: بعضی از خطوط در لیست سیاه قرار دارند که امکان ارسال پیامک به آن ها ممکن نیست همچنین به دلیل اختلالت شبکه ممکن است که پیامک ها به بعضی از مخاطبان نرسد که این مسئله می تواند برای رویدادهای بزرگ مشکل ایجاد کند.
- پیش از رویداد، لیست شماره‌ها را به‌روز و اعتبارسنجی کنید.
- از سرشماره‌های معتبر و شناخته‌شده استفاده کنید.
- یک کانال ارتباطی جایگزین مانند ایمیل یا پیام‌رسان‌ها در نظر بگیرید.
- دریافت نکردن بازخورد سریع از مخاطبان: بعضی مواقع نیاز است که مخاطبان به پیامک ها پاسخ دهند که این امر در رویدادهای بزرگ ممکن است مشکلاتی از قبیل عدم دریافت بازخورد به‌موقع به همراه داشته باشد.
- از پیامک‌های تعاملی با دعوت به اقدام واضح استفاده کنید.
- لینک‌های کوتاه و قابل پیگیری در پیامک قرار دهید و نتایج را رصد کنید.
- یادآوری مجدد در صورت عدم دریافت پاسخ.
- ایجاد ناهماهنگی به دلیل پیامک‌های عمومی و غیرهدفمند: ارسال پیامک‌های عمومی که برای همه مخاطبان یکسان هستند، ممکن است باعث سردرگمی یا عدم توجه به پیام‌ها شود.
- مخاطبان را بر اساس نیازها و نقششان در رویداد (شرکت‌کنندگان، برگزارکنندگان، سخنرانان) دسته‌بندی کنید.
- پیام‌ها را شخصی‌سازی کنید و اطلاعات مرتبط با هر گروه را ارسال کنید.
- زمان‌بندی نامناسب ارسال پیامک: ارسال پیامک در زمان نامناسب ممکن است باعث شود مخاطبان آن را نادیده بگیرند یا به موقع اقدام نکنند.
- ارسال پیام‌ها را بر اساس زمان‌بندی رویداد برنامه‌ریزی کنید.
- برای اطلاع‌رسانی‌های مهم، چند ساعت قبل از رویداد یادآوری ارسال کنید.
- هزینه‌های بالا در ارسال انبوه پیامک: ارسال پیامک به تعداد زیاد ممکن است هزینه‌بر باشد، به‌ویژه برای رویدادهای بزرگ با مخاطبان بین‌المللی.
- از بسته‌های تخفیفی سامانه‌های پیامکی استفاده کنید.
- پیامک‌ها را با کانال‌های ارزان‌تر مانند ایمیل ترکیب کنید.
- اطلاعات ضروری را در پیامک ارسال کنید و جزئیات بیشتر را در لینک‌ها یا صفحات وب قرار دهید.
راهکار:
راهکار:
راهکار:
راهکار:
راهکار:
راهکار:
سخن آخر
برای کاهش مشکلات هماهنگی، افزایش ارتباط و تعامل با مخاطبان و همچنین مدیریت بهتر زمان، ارسال پیامک ابزاری مفید و سریع است. استفاده درست از این ابزار کارآمد می تواند تجربه ای خوب چه برای شرکت کنندگان، چه برای برگزارکنندگان ایجاد کند. استفاده از سامانه های ارسال پیامک می توان بهترین نتیجه را از این روش اطلاع رسانی دریافت کرد.